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EL
RETRATO DEL ARTISTA SE DEBE COLGAR BIEN
Fabián Romero Pérez,
Productor General del Instituto Distrital de Cultura y Turismo de Bogotá DC,
preparó especialmente para el FORO DE DISCUSIÓN este artículo sobre la producción de
eventos culturales. Durante esta edición, estará respondiendo todas las
preguntas que los lectores quieran hacerle sobre el tema.
Visite el Foro aquí:
Actualmente,
asistir a un teatro a observar una representación teatral o dancística, así
como presenciar un concierto musical e incluso, estar en una exposición de
artes plásticas, son acciones cotidianas que cualquier ciudadano puede
disfrutar y ni que decir cuando por la calle se sorprenden los desprevenidos
transeúntes al encontrarse frente a un desfile de comparsas o un acto
performativo en una esquina concurrida de la ciudad. Al
encontrarse frente a cualquier manifestación artística, un espectador
desprevenido no alcanza a imaginar la enorme suma de esfuerzos que son
necesarios previamente; desde la concepción artística que compromete acciones
de un proceso creativo muchas veces complejo, hasta los procesos que son
necesarios para que la manifestación artística, pueda por fin hallarse en
contacto con el público. Este
contacto final es lo que se conoce como producción de eventos, y se define como
al proceso por el cual se controla, jerarquiza y distribuye toda la información
que genera la necesidad de poner cualquier manifestación artística en contacto
con el público para el que fue creada. Evento
es la "congregación planeada de personas que participan en una actividad
de interés común, reunidas en un lugar con capacidad de infraestructura para
este fin"(ver nota 1). Al
hablarse de una congregación planeada, se presume la existencia de un proceso
organizativo, al cual ya nos referimos: producción de eventos. En este proceso,
el productor es quien le da la forma al mismo, pues se dedica
a organizar y facilitar la realización de esta "congregación
planeada"; el productor es quien diseña, presupuesta, programa, ejecuta, evalúa
y controla toda la información
de
un evento. El
productor es un profesional que tiene una alta sensibilidad y empatía frente al
producto artístico, enorme capacidad para trabajar en equipo, una gran agilidad
y habilidad en el diseño de procedimientos y toma de decisiones y gran
compromiso con la necesidad de circulación de un proyecto artístico. Una
de las primeras decisiones que ha de tomar un productor es el de la conformación
del equipo de trabajo, el cual básicamente deberá estar conformado por 2
productores de campo (uno técnico y otro logístico) a los que especializará
en tareas específicas que se irán inter-relacionando conforme avanza el
proceso. El
productor técnico controlará todo lo necesario frente a la consecución de la
infraestructura técnica del evento: la cubierta del escenario, la tarima para
la representación, los equipos para iluminación, los equipos para amplificación,
los equipos necesarios para el cubrimiento de las demandas de electricidad y la
organización del personal que ha de armar y poner a punto esta infraestructura. El
productor logístico, controlará todo lo necesario frente a la consecución de
servicios de atención
y bienestar de todo el personal que asiste a un evento desde aquel que hace
parte de la organización hasta el público asistente; ejemplo de estos
servicios son los camerinos para
artistas, cerramientos de áreas de trabajo, alimentación e hidratación,
transportes, alojamientos, personal para acomodación e información entre
otros. Otra
de las tareas que tiene a su cargo el productor logístico es la de concebir
específicamente el plan de emergencia para la realización del evento,
establecerá las relaciones necesarias con las entidades comprometidas para la
consecución de permisos y se encargará específicamente de obtener la resolución
de permiso en las condiciones que obliga el marco jurídico existente. Un
productor, para iniciar un proyecto, debe utilizar una metodología; una de las
de más fácil aplicación en el proceso de producción de eventos, es la de
establecer respuestas a las preguntas: ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cómo? El
¿QUÉ? se refiere al tipo de evento a realizar, según una manifestación artística
específica (música, danza, teatro, ballet, ópera, etc.) o según un tipo de
espectáculo específico (exhibición
cinematográfica, o actuación de compañía teatral, concierto, recital
presentaciones de bailes artísticos o coreográficos, desfiles de moda,
presentaciones de magia e Ilusionismo o presentaciones humorísticas, etc.) o
según el aforo (no masivo ó masivo). El
¿DÓNDE? se refiere a establecer que lugar, será el apropiado para recibir al
tipo de evento. El
¿CUÁNDO? se refiere a establecer las fechas y horarios de realización del
evento, así como el tiempo límite para desarrollar todo el proyecto. El
¿CÓMO? se refiere a identificar las necesidades de producción del evento, en
cuanto a insumos y servicios de producción. A
lo largo del proceso de producción, el productor y su equipo, deben desarrollar
una serie de herramientas que les permitirán controlarlo; una vez definido el
tipo de evento, el lugar, la fecha de realización y el nombre del evento, se
deben desarrollar:
Una
sábana de presupuesto en la que se identifiquen y cuantifiquen los costos de
TODAS las necesidades para la realización del evento. Una
ficha técnica o RIDER, en la que se consigna cuáles son los equipos específicos
y servicios destinados a satisfacer TODAS las necesidades de producción para la
presentación exitosa de los artistas del evento. En esta ficha técnica,
normalmente se incluyen: el sistema para amplificación de sonido, plano de
acomodación en escenario, backline, diseño del escenario, listado de artistas
(nombres y números de identificación), requerimientos especiales. Unos
planos de montaje en los que se harán todas las simulaciones que se consideren
necesarias. La
programación artística, en la que se indican los órdenes y tiempos de
presentación de los artistas. En
este punto, es importante mencionar que como en toda profesión u oficio se
emplea un vocabulario especifico, la producción de eventos no es la excepción;
términos como estructuras,
gelatina, backline, técnico, roadie, sábana, logísticos, primeros auxilios,
aforo, ficha técnica, muro de contención, house mix, v.i.p., cerramiento,
implantación, backing, p.m.u., d.p.a.e., montaje, jefe de escenario, plan de
emergencia (entre otros)
son de uso habitual. Esto
no debe intimidar a nadie, ya que es muy fácil familiarizarse con estos términos
y averiguar sus significados exactos e incluso sus equivalencias en Español,
cuando estas provienen del Inglés. La producción de eventos es un trabajo apasionante, ya que es posible interactuar con múltiples expresiones de la actividad humana, entre las que se destacan especialmente, las artísticas; existen varios campos especializados en los que se puede profundizar y que se puede estudiar con todos los rigores de programas académicos formales; disciplinas como el diseño de iluminación, la amplificación de audio ó el diseño de escenografías y la producción musical, son tan solo algunos de los mas creativos y exigentes campos de profundización de la producción general de eventos, y que además contribuyen a la creación de lenguajes estéticos y al enriquecimiento formal de las manifestaciones artísticas.
Nota importante:
Este artículo no puede ser utilizado en su totalidad o por partes sin la
previa autorización escrita de la Revista y citando la fuente y el autor del
mismo: Revista Virtual de Música Colombiana Laboratorio Cultural - http://www.laboratoriocultural.org
- Por: Fabián Romero Pérez. Escríbanos a: revista@laboratoriocultural.org
___________________________________________________________________ Notas: Nota 1: Definición tomada del Decreto No. 350 expedido el 8 de octubre de 2003 que regula las rifas, juegos, concursos, espectáculos públicos y eventos masivos en el Distrito Capital. Consulte la norma completa aquí: http://calsegen01.alcaldiabogota.gov.co:7772/sisjur//normas/Norma1.jsp?i=9706
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